Gliederungs-Vorlagen speichern eine Themenstruktur – bestehend aus Oberthemen und optionalen Unterthemen – als Firmenstandard. Sie legen die Struktur einmal zentral an und stehen dann in Besprechungsreihen unter PDF-Export zur Verfügung.
Oberthemen sind die Hauptabschnitte einer Gliederung (z. B. „Bauherrenbelange", „Bauphysik"), Unterthemen gliedern ein Oberthema optional weiter (z. B. „Vertrag", „Allgemeines"). Mehr zum Konzept dahinter finden Sie unter → Gliederung der Themen und Bereiche festlegen.
Klicken Sie auf Neue Gliederungs-Vorlage.
Vergeben Sie einen Namen der Vorlage und optional eine Kurzbeschreibung – sie erscheint auf der Karte in der Übersicht.
Fügen Sie über Neues Oberthema hinzufügen Ihre Themen hinzu.
Beim Übernehmen einer Vorlage in eine Besprechungsreihe werden die Themen in der hier festgelegten Reihenfolge angelegt. Gleichnamige Themen, die dort bereits existieren, bleiben unverändert. Bei Aktennotizen wird die Vorlage bei jeder neuen Besprechung erneut angewendet, statt nur einmal übernommen zu werden.
Standardmäßig beginnt die Themen-Gliederung im Protokoll bei „1.". Unter Einstellungen → Protokollierung → Gliederungs-Vorlagen legen Sie organisationsweit Gliederungs-Vorlagen an und bestimmen dort je Vorlage, ob die Gliederung bei 0 statt bei 1 beginnt – etwa wenn Sie einen festen Vorspann-Punkt (Formalia, Anwesenheit, Protokollfreigabe) außerhalb der inhaltlichen Zählung führen.
Die Vorlage steht anschließend in jeder Besprechungsreihe zur Auswahl: Sie weisen sie beim Erstellen einer neuen Besprechungsreihe oder nachträglich in deren Einstellungen zu. Erst mit dieser Zuweisung wirkt die Startzahl in der jeweiligen Reihe – welche Reihen bei 0 beginnen, entscheiden Sie also pro Reihe über die gewählte Vorlage. Ober- und Unterthemen zählen dann ab 0, Einträge bleiben immer 1-basiert – die erste Position unter Punkt 0 heißt also 0.0.1.
Bestehende Nummern bleiben unverändert. Die Einstellung wirkt nur dort, wo eine Gliederung noch leer ist; in einer laufenden Reihe verschiebt sie keine vorhandene Themennummer. Verweise auf „Punkt 3.2.1" in bereits verschickten Protokollen bleiben damit gültig. Fügen Sie nach dem Umstellen ein Thema hinzu, zählt Alago wie gewohnt weiter (aus 1, 2, 3 wird 4). Löschen Sie das Thema mit der Nummer 0 wieder, bleibt die Gliederung bei 1 und der Hinweis erscheint erneut. Wird die Einstellung deaktiviert, während ein Thema 0 existiert, werden ebenfalls keine Nummern geändert – Sie können das Thema 0 löschen oder manuell umnummerieren.