Einheitlicher Protokollstil für die ganze Firma
Lege einen Schreibstil jetzt einmal zentral für deine gesamte Organisation fest und weise ihn beliebig vielen Besprechungsreihen zu. Der Stil wird sowohl vom Zauberstab als auch von Albert beim Erstellen und Aktualisieren von Protokollen berücksichtigt – änderst du die Vorlage, wirkt sich das direkt auf alle zugewiesenen Besprechungsreihen aus.

Firmenweite PDF-Vorlage
Logo, Deckblatt, Spalten und weitere Formatierungen lassen sich jetzt einmal als firmenweite PDF-Vorlage hinterlegen. Einzelne Besprechungsreihen können bei Bedarf gezielt davon abweichen, der Rest bleibt einheitlich.

Zentrale Einstellungen
Organisations-, Projekt- und Besprechungsreihen-Einstellungen sind jetzt in einem gemeinsamen Bereich zusammengeführt, statt über mehrere einzelne Seiten verteilt zu sein.

Albert direkt in der Protokollierungsansicht
Albert ist jetzt direkt in die Protokollierungsansicht integriert und über den neuen Button „Mit KI protokollieren" unten rechts erreichbar. Hier kannst du Albert Fragen zu deinem Protokoll stellen und gemeinsam mit ihm protokollieren. Alle neuen oder aktualisierten Einträge erscheinen direkt in der Ansicht und lassen sich einzeln bestätigen oder ablehnen.

Protokollierungsflow direkt im Chat starten
Du kannst deinen Protokollierungsflow auch direkt in der großen Chat-Ansicht starten und nahtlos zwischen beiden Ansichten wechseln. Im Chat erstellt Albert aus deinen Notizen, einem Foto deiner handgeschriebenen Notizen, einer Datei oder Ähnlichem ein Protokoll, das anschließend als Entwurf in der Seitenleiste verfügbar ist. Von dort springst du direkt in die Protokoll-Ansicht, um Alberts vorgeschlagene Änderungen im Kontext zu sehen.

Albert erstellt Berichte nach euren Vorlagen
Albert wandelt Notizen in Protokolle um und verarbeitet bestehende Protokolle weiter. Neu: Er erstellt vollständige Berichte als Word- oder Excel-Datei und orientiert sich dabei an euren eigenen Vorlagen. Dazu einfach Vorlagen im DMS hinterlegen – Albert übernimmt Aufbau und Formatierung automatisch.

Mehr Infos hier: https://support.alago.ai/docs/albert/albert-nutzen-2

Die Aufgabenansicht wurde vollständig überarbeitet und bietet jetzt deutlich mehr Flexibilität bei der Organisation von Aufgaben. Aufgaben können nach verschiedenen Kriterien gruppiert und über Filter gezielt eingegrenzt werden. Individuelle Konfigurationen lassen sich als eigene Ansichten speichern und bei Bedarf mit allen Projektbeteiligten teilen. Zusätzlich steht neben der Tabellenansicht nun auch eine Kanban-Ansicht zur Verfügung, in der Aufgaben per Drag & Drop zwischen Spalten verschoben werden können. Aufgaben können außerdem direkt aus dem Aufgabenmanagement als PDF exportiert werden, wobei sich Exporteinstellungen wie Spaltenauswahl und Layout individuell anpassen lassen.

Mehr Infos hier: https://support.alago.ai/docs/aufgabenmanagment/allgemein-2

Weitere Features

Vordefinierte Fähigkeiten von Albert
Albert bringt 11 vordefinierte, bauspezifische Fähigkeiten mit – von Bauvertrag-Analyse und Vertragsvergleich über VOB Nachtragsprüfer und Behinderungsanzeige bis zum Projektstatusbericht. Einfach als Chip an die Nachricht anhängen, als Favorit speichern oder per „+ Neue Fähigkeit" eigene anlegen.
Mehr Infos hier: https://support.alago.ai/docs/albert/vordefinierte-f-higkeiten-von-albert

Beteiligten-Spalte im Protokoll

Zusätzlich zur Verantwortlichen-Spalte gibt es jetzt eine eigene Beteiligten-Spalte.

Überfällige Punkte im Protokoll PDF farblich hervorheben

Du kannst jetzt pro Besprechungsreihe entscheiden, ob überfällige Punkte auch im PDF-Export rot hervorgehoben werden sollen oder nicht.

Erweiterte Exporteinstellungen

Zur Verbesserung der Lesbarkeit umfangreicher Tabellen können im PDF-Export jetzt Zebrastreifen aktiviert werden. Dabei werden Protokolleinträge mit abwechselnden Hintergrundfarben dargestellt, deren Farben frei konfiguriert werden können. Optional lassen sich auch Themen- und Unterthemenzeilen in die Darstellung einbeziehen, sodass die farbliche Struktur über die gesamte Tabelle hinweg konsistent bleibt.

Verbesserungen

Mail- & SharePoint-Integration

Die Mail- und SharePoint-Integration wurden grundlegend überarbeitet und bieten jetzt mehr Kontrolle darüber, welche Informationen Albert als Datenquelle zur Verfügung stehen.

Mail-Integration: Jedes Projekt erhält eine eigene Postfachadresse. E-Mails, die an diese Adresse gesendet oder weitergeleitet werden, stehen Albert direkt als Wissensquelle zur Verfügung. Über freigegebene Absender lässt sich gezielt steuern, welche Adressen oder Domains verarbeitet werden — alle anderen E-Mails werden automatisch ignoriert. Projektmitglieder können per Mail-Zugriff berechtigt werden, E-Mails einzusehen und die Freigabeliste zu verwalten.

SharePoint-Integration: Die Einrichtung und Verwaltung von SharePoint-Verknüpfungen wurde deutlich vereinfacht. Nach dem Verbinden eines SharePoints können Sites, Dokumentenbibliotheken, Ordner und Dateien gezielt für die Synchronisation ausgewählt werden. Dadurch lassen sich relevante Dokumente schneller bereitstellen und zentral in Albert nutzen.

Neue Funktionen

• Wiederkehrende Workflows automatisieren

  Mit Albert kannst du wiederkehrende Workflows in deinen Projekten automatisieren und in festen Abständen eigenständig ausführen lassen. So reduzierst du manuellen Aufwand und stellst sicher, dass wichtige Vorbereitungen für Meetings und Termine zuverlässig erledigt werden.

  Übersicht offener Aufgaben im Projekt

  Albert erstellt regelmäßig eine Übersicht aller offenen Aufgaben. Dadurch bleiben kritische To-dos, offene Entscheidungen und überfällige Punkte sichtbar und werden im nächsten Termin gezielt angesprochen – auch zeitkritische Aufgaben geraten nicht in Vergessenheit.

• Word-Dokumente mit Albert erstellen und komplexe Aufgaben parallel ausführen

  Albert kann jetzt Word-Dokumente direkt erstellen und als Word-Datei exportieren. Zusätzlich bearbeitet Albert komplexe Aufgaben parallel mit mehreren Subagenten, um Recherchen und mehrteilige Workflows effizienter auszuführen.

• Eigene Spalten im Protokoll konfigurieren

  In den Einstellungen einer Besprechungsreihe können eigene Protokoll-Spalten jetzt zentral angelegt, bearbeitet, archiviert oder gelöscht werden. Zusätzlich lässt sich beim Erstellen der Spaltentyp auswählen – neben „Label“ steht jetzt auch reiner Text zur Verfügung.

• E-Mails als Anhang an Protokolleinträge

  Du kannst E-Mails jetzt direkt an Protokolleinträge hängen — bisher waren nur PDFs möglich. Auch Albert nutzt sie beim Extrahieren von Protokollpunkten als Quelle und macht sie durchsuchbar; in der Anhänge-Spalte siehst du auf einen Blick, ob die Quelle ein PDF oder eine E-Mail ist.

Verbesserung

• Besprechungsreihen-Einstellungen projektübergreifend übernehmen

  Beim Anlegen einer neuen Besprechungsreihe kannst du Einstellungen jetzt aus jeder Besprechungsreihe übernehmen, auf die du Zugriff hast — nicht mehr nur aus dem aktuellen Projekt. Die Auswahl ist nach Projekt gruppiert, zeigt hinter jedem Eintrag den Projektnamen und lässt sich nach Projekt- oder Besprechungsreihen-Namen durchsuchen. Bestehende Besprechungsreihen lassen sich unter „Kritische Aktionen" außerdem zurücksetzen — wahlweise auf die Default-Werte oder auf die Einstellungen einer anderen Besprechungsreihe.

• Neue Einstellungsmöglichkeiten für die Spaltendarstellung im Protokoll

  Die Darstellung von Zuständigkeiten und Punktnummern im Protokoll kann jetzt flexibler angepasst werden - beispielsweise mit Firmenname, Vor- und Nachname oder unterschiedlichen Nummerierungsformaten wie „1.2.3“ oder „1.“.

Fehlerbehebung

Diverse Optimierungen und Fehlerbehebungen in Oberfläche und Bedienung umgesetzt.

Changelog für Version 4.4.0 – 06.05.2026

Neue Funktionen

• Protokolle mit Albert schreiben

  Albert steht jetzt als Sidecar in der Protokoll-Ansicht zur Verfügung – mit eigenen Fähigkeiten und Interaktionen. Du kannst live im Protokoll mit Albert zusammenarbeiten, ohne in den Haupt-Chat wechseln zu müssen.

• E-Mail Protokollversand mit der KI Albert

  Beim Versand eines Protokolls schlägt Albert auf Wunsch einen passenden Begleittext nach deinen individuellen Angaben vor. Damit steht ein formal sauberer Anschreibetext direkt zur Verfügung – auch für Nutzer, die mit den VOB/B-Anforderungen weniger vertraut sind

Verbesserungen

• Einzelne Einträge auf die Agenda

  Bisher konnten nur ganze Themen auf die Agenda gesetzt werden. Ab sofort lassen sich auch einzelne Einträge gezielt für ein Meeting hervorheben – inklusive Eintragsnummer, damit alle Beteiligten die Punkte im Protokoll schnell wiederfinden. Per Toggle in den Projektteam-Einstellungen entscheidest du selbst, ob diese Einträge auch im PDF- und E-Mail-Export erscheinen.

  

• Struktur und Namensänderungen für mehr Übersichtlichkeit

  In den Protokollen heißen „Projektteams“ ab sofort „Besprechungsreihen“. Innerhalb einer Besprechungsreihe wird klar zwischen einmaligen und fortlaufenden Inhalten unterschieden – als „Aktennotiz (Einmalige Gliederung)“ und „Protokoll-Serie (Fortlaufende Gliederung)“. Gewohnte Begriffe wie „Protokolle“ und „Transkription“ bleiben erhalten und sind weiterhin direkt über die Seitenleiste erreichbar.

  Zudem lässt sich jetzt über den Button „Mit KI erstellen“ in einer Besprechungsreihe aus einer Notiz oder einem Transkript mit einem Klick ein Protokoll erzeugen.

  

• Notizen direkt in der Besprechungsreihe

  „Notizen“ in der Seitenleiste heißen jetzt „Meine Notizen“. Zusätzlich lassen sich Notizen ab sofort direkt in einer Besprechungsreihe erstellen – im neuen Reiter „Notizen“ neben „Protokolle“ und „Teilnehmer“.

  

  Diese Notizen sind automatisch der jeweiligen Besprechungsreihe zugeordnet und können wahlweise privat oder für alle Beteiligten sichtbar gespeichert werden. Alle dort erstellten Notizen werden zusätzlich in „Meine Notizen“ synchronisiert – so bleiben persönliche und projektbezogene Notizen an einem Ort zusammengeführt.

Fehlerbehebungen

Diverse Fehler in Darstellung und Bedienung behoben.

Neue Funktionen

• Protokoll aus Notizen erstellen

  Nicht jedes Meeting lässt sich live mitschneiden. Ob während des Gesprächs, auf dem Rückweg ins Büro oder direkt im Anschluss – Notizen können jetzt flexibel erfasst und von Albert per KI automatisch in ein vollständiges Protokoll umgewandelt werden. Dabei müssen die Notizen nicht direkt in Alago geschrieben werden: Auch Fotos handschriftlicher Notizen können übergeben werden. Albert strukturiert die Inhalte automatisch in Themen, Unterthemen und Einträge im gewohnten Alago-Format. Das Ergebnis lässt sich vor dem Anlegen prüfen und anpassen – manuelles Sortieren, Formatieren und Übertragen entfällt.

  In diesem kurzen Video siehst du, wie du ein neues Protokoll aus deinen Notizen in Alago erstellst und nutzt.

• Individueller Status für Protokolleinträge

  Nutzer können ab sofort eigene Status-Labels mit individuellem Namen, Farbe und Beschreibung definieren. Als Standard sind vier Phasen vorgegeben: Offen, Geplant, In Bearbeitung und Geschlossen – diese können frei angepasst oder gelöscht werden. Die Status werden auch im PDF-Export berücksichtigt. Somit hat jeder Protokolleintrag eine Status-Spalte, die sichtbar macht, ob ein Thema noch offen ist, gerade bearbeitet wird oder bereits entschieden wurde. Status werden einer Kategorie zugeordnet, die ihre Funktionalität bestimmt – mehrere Status in derselben Kategorie teilen dieselbe Logik. So können „Erledigt" und „Geschlossen" gleichzeitig existieren und verhalten sich im nächsten Meeting identisch.

  In diesem Video siehst du wie du deine individuellen Stati anlegst und verwaltest.

• Fokusansicht für Protokolleinträge

  Protokolleinträge können ab sofort in einer Fokusansicht geöffnet werden. Diese lässt sich direkt für jeden einzelnen Eintrag aufrufen und zeigt alle zugehörigen Informationen auf einen Blick – Titel, Beschreibung, Eintragsnummer und alle Protokoll-Spalten übersichtlich zusammengefasst.

  

  Besonders bei umfangreichen Einträgen mit vielen Updates sorgt die Fokusansicht für eine deutlich bessere Übersicht. Diese Ansicht lässt sich direkt über „Details öffnen“ aufrufen.

  

Verbesserungen

• Übersichtlichere Einstellungen

  Die bisher vier getrennten PDF-Einstellungsbereiche – Allgemein, Deckblatt, Agenda und Protokoll – sind jetzt in einem einzigen Bereich mit Tabs zusammengeführt. Beim Wechsel zwischen den Tabs aktualisiert sich die Vorschau direkt mit. Zusätzlich wurden die Einstellungen innerhalb der Bereiche neu sortiert und klarer beschriftet – mit besseren Überschriften, konsistenterem Spacing und erklärenden Hinweistexten an den richtigen Stellen.

• Dateiname in der PDF-Fußzeile

  Der Dateiname des exportierten Protokolls kann optional aktiviert werden und erscheint dann in der Fußzeile jeder PDF-Seite – so lässt sich ein Dokument auch nach dem Export eindeutig zuordnen.

• Fähigkeiten bearbeiten und anpassen

  Bestehende Fähigkeiten lassen sich jetzt direkt in der Bibliothek mit KI-Unterstützung bearbeiten und an eigene Anforderungen anpassen. So können Projektleiter vorhandene Fähigkeiten weiterverwenden und gezielt verbessern, anstatt sie von Grund auf neu erstellen zu müssen. Nicht mehr benötigte Fähigkeiten können archiviert werden und erscheinen dann nicht mehr in der aktiven Auswahl.

• Kompakterer Transkriptbereich

  Der Transkriptbereich passt sich jetzt in der Höhe an die Einträge links an und nimmt nicht mehr unnötig viel Platz ein. Bei Bedarf lässt er sich jederzeit aufklappen – der Bereich ist vollständig scrollbar, was besonders bei langen Transkripten für eine deutlich komfortablere Nutzung sorgt.

Fehlerbehebungen

Diverse kleinere Fehler in Darstellung und Bedienung behoben.

Neue Funktionen

1. Der Alago Support zieht um

   Der Support läuft ab sofort direkt über Alago. Über das neue Support-Menü stehen euch drei Möglichkeiten zur Verfügung:

   • Docs: Die gesamte Alago-Dokumentation ist jetzt direkt einsehbar – strukturiert nach Themen wie Protokollerstellung, Albert, Detektiv und mehr.

   • KI-Assistent: Über „Ask AI" lassen sich Fragen zur Nutzung von Alago direkt stellen. Der Assistent durchsucht die Dokumentation und liefert sofort eine passende Antwort.

   • Chat mit dem Alago-Team: Bei komplexeren Fragen oder Feedback kann direkt mit einem Alago-Mitarbeiter gechattet werden – mit einer typischen Antwortzeit von unter 24 Stunden.

   In diesem Video siehst du, wie das neue Support-Menü dir schnell weiterhilft.

   Verbesserungen

1. Mehrseitige PDF-Vorschau in den Exporteinstellungen

   Bisher war in den Exporteinstellungen nur eine einzelne Seite sichtbar – um das vollständige Protokoll zu prüfen, musste es erst exportiert werden. Die Vorschau zeigt jetzt mehrere Seiten direkt an, sodass Anpassungen vor dem Export gezielt vorgenommen werden können.

2. Wiederholende Kopfzeilen im PDF-Export

   Themenüberschriften, Tabellenköpfe und die Kopfzeile der Agenda werden im PDF-Export jetzt bei Bedarf auf jeder Seite wiederholt. So bleibt die Orientierung auch bei mehrseitigen Protokollen erhalten.

3. Fähigkeiten löschen und deaktivieren

   Selbst erstellte Assistenten konnten bisher nicht entfernt werden – die Liste wurde mit der Zeit unübersichtlich. Assistenten lassen sich jetzt direkt löschen oder deaktivieren. Deaktivierte Assistenten bleiben im System erhalten, erscheinen aber nicht mehr in der aktiven Auswahl.

4. Verantwortlichen-Feld: Firma statt Person anzeigen

   Das Verantwortlichen-Feld kann jetzt so konfiguriert werden, dass wenn eine Person eingetragen wird trotzdem nur deren Firma als Verantwortliche im Protokoll angezeigt wird.

Fehlerbehebungen

Diverse kleinere Fehler in Darstellung und Bedienung behoben.

Neue Funktionen

1. Aktennotizen für unabhängige Protokolle

   Neben klassischen Projektteams können jetzt auch Aktennotizen erstellt werden. Diese ermöglichen die Dokumentation einzelner Themen ohne Bezug zu fortlaufenden Meetings. Jede Aktennotiz ist unabhängig und startet ohne übernommene Inhalte. Ein kurzes Video zur Nutzung und Einordnung der Funktion ist zudem verfügbar. In diesem kurzen Video siehst du, wie du eine Aktennotiz erstellst und nutzt.

   https://screen.studio/share/uBtuDJwl

2. Detektiv-Funktion mit Dokumentenverknüpfungen

   Einträgen im Protokoll können jetzt direkt Dokumente zugeordnet werden. So kann der Detektiv jetzt auch Historien in Kombination mit Dokumentenversionen anzeigen. In diesem kurzen Video siehst du, wie du eine Aktennotiz erstellst und nutzt.

   https://screen.studio/share/y6XTuWZm

3. Rückgängig-Funktion für Einträge

   Änderungen an Protokolleinträgen können nun direkt rückgängig gemacht werden.

   Über den Rückgängig-Button in der Bulk-Action-Leiste lassen sich Änderungen, die in der aktuellen Protokollsitzung vorgenommen wurden, auf den vorherigen Stand zurücksetzen. Dabei wird der vorherige Zustand des Eintrags vollständig wiederhergestellt, einschließlich aller geänderten Spalten.

   Der Rückgängig-Button wird automatisch angezeigt, sobald Änderungen vorhanden sind, die innerhalb der aktuellen Sitzung rückgängig gemacht werden können. Falls ein Eintrag in der aktuellen Sitzung neu erstellt wurde und keine vorherige Version existiert, wird dieser beim Rückgängig-Vorgang entfernt.

   Im Unterschied zur Löschen-Funktion wird der Eintrag nicht in die Vergangenen Einträge verschoben, sondern direkt auf seinen vorherigen Zustand zurückgesetzt.

4. Teilnehmerliste per Drag & Drop sortierbar

   Die Teilnehmerliste kann nun per Drag & Drop individuell nach Personen sortiert werden.

Verbesserungen

1. Übernahme von Agenda-Themen

   Beim Erstellen eines neuen Meetings werden nur noch Agenda-Themen übernommen, die mindestens einen offenen Punkt enthalten. Vollständig abgeschlossene Themen werden nicht mehr übertragen.

2. Schnellere Agenderstellung mit besserer Zeitsteuerung

   Die Agenda kann jetzt deutlich flexibler und schneller erstellt werden. Hauptthemen und Subthemen lassen sich unabhängig voneinander zeitlich einteilen. Für Subthemen können Standarddauern festgelegt und individuell angepasst werden, während Hauptthemen zusätzlich eine eigene Mindestdauer erhalten können. Die Startzeit wird automatisch aus dem Deckblatt übernommen. Zuvor musste eine feste Startzeit sowie eine einheitliche Standarddauer für alle Themen vorgegeben werden.

3. Richtext-Formatierungen im Deckblatt verfügbar

   Freitextfelder wie „Anhänge“ und „Sonstige Angaben“ unterstützen jetzt Richtext-Formatierungen wie Fett, Kursiv, Farben, Hervorhebungen und Aufzählungen.

4. Verbesserte Navigation zu alten Themen

   Ausgegraute Themen können nun direkt angewählt werden. Beim Anklicken wird automatisch zum Thema gescrollt. Das Plus in der Gliederung erstellt einen neuen Eintrag und springt direkt dorthin.

Fehlerbehebungen

Diverse kleinere Fehler in Darstellung und Bedienung behoben.