Mit dem Protokollexport exportieren Sie eine Besprechung als Datei und geben sie außerhalb von Alago weiter – etwa um Fortschritte mit Projektbeteiligten zu teilen.

Der Export

1. Öffnen Sie die gewünschte Besprechung.

2. Klicken Sie oben rechts auf Teilen.

3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   • Herunterladen – lädt die Besprechung als Datei herunter.

   • Versenden – versendet die Besprechung per E-Mail.

   • Mit Albert versenden – Albert erstellt eine personalisierte E-Mail auf Basis des Protokolls und der offenen Aufgaben.

   • Bei Herunterladen und Versenden wählen Sie zusätzlich aus, welcher Teil exportiert wird: Agenda, Protokoll oder Aufgaben.

💡 Unter Erweiterte Einstellungen nehmen Sie weitere Anpassungen an den E-Mail- und PDF-Einstellungen der Besprechungsreihe vor.

Alternativ können Sie auch einen Link mit Viewer-Lizenz teilen: Klicken Sie auf Link kopieren, um einen Leselizenz-Link zu erhalten, den Sie direkt weitergeben können. Nur Benutzer mit einer „Viewer"-Lizenz können diesen Link nutzen, um das Protokoll einzusehen.

PDF-Export in der Besprechungsreihe konfigurieren

Wie das exportierte Protokoll aussieht, legen Sie in den Einstellungen unter Besprechungsreihen → PDF-Export fest. Dort stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• PDF-Vorlage zuweisen – Sie weisen dieser Besprechungsreihe eine der organisationsweiten PDF-Vorlagen zu. Firmenspezifische Angaben wie Logos, Deckblatt, Dateinamen und Spalten legen Sie weiterhin hier für diese Besprechungsreihe fest.

• Ohne zugewiesene Vorlage bearbeiten Sie dieselben Einstellungen direkt individuell für diese Besprechungsreihe.

Protokolle mit Albert per Mail versenden

Sobald Ihr Protokoll fertig ist, können Sie es direkt mit Albert aus Alago heraus versenden. Albert erstellt dafür automatisch einen passenden Mail-Entwurf. Dieser basiert auf zwei Dingen:

• Die Mail-Vorlage der Besprechungsreihe

• Die Protokolldaten selbst, z. B. Titel, Datum, Ersteller

Albert erfindet den Text also nicht frei, sondern füllt die Vorlage mit den Daten aus dem jeweiligen Protokoll.

Die Mail Vorlage

Unter Einstellungen → Besprechungsreihe → Mail-Vorlagen legen Sie für jede Besprechungsreihe eigene Textvorlagen fest – getrennt nach Agenda-, Protokoll- und Aufgaben-Mail.

Den Text gestalten Sie dabei komplett frei – Anrede, Struktur, Tonfall, wie Sie es für diese Besprechungsreihe passend finden. Über Platzhalter im Format {{platzhalter}} binden Sie automatisch aktuelle Daten aus Deckblatt, Projektteam und Projekt ein (z. B. {{protokoll_titel}}, {{protokoll_datum}}, {{protokoll_ersteller}}), sodass Sie nicht bei jedem Versand von Hand nachtragen müssen. Änderungen speichern automatisch beim Verlassen des Feldes.

Genau diese individuelle Vorlage ist es, die Albert beim Versand automatisch mit den Protokolldaten befüllt.

So funktioniert der Versand

1. Klicken Sie im Protokoll auf „Teilen" und anschließend auf „Mit Albert versenden".

2. Es öffnet sich Albert mit dem Auftrag „Bitte verfasse eine Protokoll-E-Mail auf Basis der übergebenen Protokolldaten" – das betreffende Protokoll ist dabei bereits als Anhang übergeben.

3. Albert verfasst personalisierte E-Mails auf Basis des Protokolls und der offenen Aufgaben.

4. Öffnen Sie den generierten Entwurf – dieser öffnet sich direkt in Ihrem Mail-Programm.

5. Die Mail geht automatisch an alle Teilnehmer der Besprechungsreihe, für die eine E-Mail-Adresse in der Projektbeteiligtenliste hinterlegt ist.

Aus Datenschutzgründen wird das Protokoll nicht automatisch an die generierte Mail angehängt. Laden Sie das Protokoll-PDF separat herunter und fügen Sie es dem Entwurf manuell hinzu, bevor Sie die Mail versenden.