Der Nutzen für Ihre Firma

Bestimmte Einstellungen legen Sie nicht für jede Besprechungsreihe einzeln fest, sondern einmal zentral für Ihre gesamte Organisation. Diese Firmenstandards stehen danach in jedem Projekt und jeder Besprechungsreihe zur Auswahl – Sie sparen sich wiederholte Konfigurationsarbeit und sorgen gleichzeitig für einheitliche Protokolle über alle Projekte hinweg.

Ohne zentrale Vorgaben entscheidet am Ende jede Besprechungsreihe für sich, wie ein Protokoll aussieht – mit der Zeit entstehen unterschiedliche Deckblätter, Logos oder Formulierungen, je nachdem, wer das Projekt eingerichtet hat. Nach außen, etwa gegenüber Bauherren oder Partnern, wirkt das schnell uneinheitlich. Ein einmal definierter Firmenstandard sorgt dafür, dass alle Protokolle Ihrer Organisation denselben professionellen Auftritt haben – unabhängig davon, wer sie erstellt –, und erspart es Ihnen, dieselben Einstellungen bei jedem neuen Projekt erneut vorzunehmen.

Vorher intern abstimmen

Bevor Sie einen Firmenstandard festlegen, lohnt sich eine kurze interne Abstimmung. Bewährt hat sich:

• Die bisherigen Power-User zusammenholen. Wer schon länger protokolliert, hat begründete Meinungen dazu, was sich bewährt hat – aus ihren Best Practices wird der Standard.

• Bei Themen mit Außenwirkung, etwa dem PDF-Layout, die Designabteilung einbeziehen, falls vorhanden – es geht um Dokumente, die das Haus nach außen vertreten.

• Das Ergebnis intern festhalten, zum Beispiel im eigenen Wiki: was Sie festgelegt haben und warum. Dann ist es nachvollziehbar, wenn später jemand fragt.

Glossar

Das Glossar liegt an einer eigenen Stelle: unter Einstellungen → Organisation → Glossar, getrennt von der Protokollierung. Hier pflegen Sie Abkürzungen und Fachbegriffe für die gesamte Organisation – jeder Eintrag besteht aus Kürzel und vollständigem Begriff und gilt automatisch in allen Projekten und Besprechungsreihen, überall dort, wo Alago mit KI-Features arbeitet oder ein PDF exportiert wird.

Zusätzlich besitzt auch jedes Projekt sein eigenes Glossar (Einstellungen → Projekt → Glossar). Dort sehen Sie die Einträge der Organisation zusammen mit den Einträgen, die Sie direkt für dieses Projekt angelegt haben – die Spalte Herkunft zeigt jeweils, woher ein Eintrag stammt.

Protokollierung

Drei Bereiche verwalten Sie auf diese Weise zentral:

• Stilverwaltung – legt fest, wie Alago Ihren Protokolltext formuliert und überarbeitet, überall dort, wo Text erzeugt oder umgeschrieben wird (Zauberstab, Transkription, Albert).

• PDF-Vorlagen – bestimmt Layout und Formatierung Ihrer Protokoll-Exporte, von der Darstellung von Änderungen über das Deckblatt bis zur Agenda.

• Gliederungs-Vorlagen – speichert eine Themenstruktur aus Ober- und Unterthemen als wiederverwendbare Vorlage.

Alle drei folgen demselben Prinzip: Sie definieren den Standard einmal hier, unter Einstellungen → Organisation → Protokollierung. Angewendet wird er dann pro Besprechungsreihe – entweder direkt beim Anlegen (→ Die Besprechungsreihe) oder später in deren Einstellungen.