Gliederung der Themen und Bereiche festlegen

Themenstruktur und Bereiche

Wie Ihre Protokolle aufgebaut und gegliedert sind, legen Sie in der Besprechungsreihe fest – über die Themenstruktur (Gliederung) und optional über Bereiche. Beides erreichen Sie unter Einstellungen → [Name der Besprechungsreihe] in den Punkten Gliederung bzw. Bereiche. Die Einstellungen gelten für alle Protokolle dieser Besprechungsreihe – eine gute Struktur spart Zeit und sorgt für einheitliche Protokolle im Team.

Themenstruktur (Gliederung)

Themen sind die Gliederungspunkte eines Protokolls – vergleichbar mit der Tagesordnung eines Meetings. Sie ordnen alle Einträge, Aufgaben und Entscheidungen in klar benannte Abschnitte. Alago arbeitet dabei mit zwei Ebenen: Oberthemen als Hauptabschnitte (z. B. „Bauherrenbelange", „Bauphysik") und optionalen Unterthemen innerhalb eines Oberthemas (z. B. „Vertrag", „Allgemeines").

Standardmäßig beginnt die Themen-Gliederung bei „1.". Unter Einstellungen → Besprechungsreihen → Themen legen Sie pro Besprechungsreihe fest, dass sie stattdessen bei 0 beginnt – etwa für einen festen Vorspann-Punkt (Formalia, Anwesenheit, Protokollfreigabe) außerhalb der inhaltlichen Zählung. Die Option ist auch direkt beim Erstellen einer Besprechungsreihe verfügbar. Ober- und Unterthemen zählen dann ab 0, Einträge bleiben 1-basiert (0.0.1).

Die Themenstruktur richten Sie einmal je Besprechungsreihe ein; sie gilt dann für alle Protokolle der Reihe. Anpassen können Sie sie jederzeit – entweder in den Einstellungen unter Gliederung oder direkt im Protokoll:

1. Öffnen Sie ein Protokoll.

2. Klicke in der Gliederungsleiste auf das Zahnrad-Symbol – oben rechts neben der Überschrift „Gliederung", oder direkt an einem Thema, wo es beim Darüberfahren neben dem Plus erscheint.

3. Fügen Sie Themen hinzu, sortieren Sie sie per Drag & Drop oder entfernen Sie nicht benötigte Punkte.

Es kann auch eine Gliederungsvorlage der Organisation ausgewählt werden. Dafür muss diese jedoch zuvor als Firmenstandard festgelegt werden.

⚠️ Wichtig: Jede Änderung an der Themenstruktur gilt für alle Protokolle der Besprechungsreihe – nicht nur für das aktuelle Protokoll. Themen umbenennen, löschen oder umsortieren betrifft damit die gesamte Gliederung der Reihe. Nehmen Sie Änderungen nur vor, wenn sie für alle Protokolle gelten sollen.

Bereiche

Bereiche sind eine optionale, themenübergreifende Gliederungsebene: Zusätzlich zu Themen und Unterthemen ordnen Sie Einträge damit z. B. nach Geschossen, Gebäudeteilen oder Raumzonen. Das ist besonders praktisch für Themen, die regelmäßig auftauchen, sich aber auf unterschiedliche Projektbereiche beziehen – so gruppieren Sie Einträge übersichtlich, ohne die Themenstruktur aufzublähen.

Bereiche verwalten Sie in den Bereich-Einstellungen der Besprechungsreihe: Über den Schalter Bereiche aktivieren schalten Sie die Nutzung ein oder aus, über Neuer Bereich legen Sie einen Bereich mit Namen und optionaler Beschreibung an, und bestehende Bereiche bearbeiten oder löschen Sie direkt in der Übersicht.

Anschließend ordnen Sie Einträge im Protokoll einem Bereich zu:

1. Öffnen Sie ein Protokoll.

2. Wählen Sie einen Eintrag oder ein Thema aus.

3. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Bereich bearbeiten.

4. Wählen Sie den gewünschten Bereich aus – ist noch keiner vorhanden, legen Sie ihn zuerst an.

Der Eintrag wird dem Bereich zugeordnet und im Protokoll entsprechend dargestellt. Später lassen sich Einträge über ihre Bereiche auch gezielt filtern.