Das Deckblatt enthält die grundlegenden Informationen eines Protokolls – darunter Sitzungsinformationen und Teilnehmer.
Gehen Sie auf „Protokolle“, öffnen Sie eine Besprechungsreihe und anschließend das gewünschte Meeting.
Klicken Sie dann auf „Deckblatt“.
Unter Allgemeines vergeben Sie den Protokollnamen und optional einen Kurznamen, der im Export sowie in Quellen- und Referenzangaben verwendet wird, um lange Protokolltitel kompakt darzustellen.
Unter Grundinformationen halten Sie Ersteller, Uhrzeit, Ort, Leiter und Nummer der Sitzung fest.
Im Bereich Teilnehmer legen Sie fest, wer beim Termin anwesend war und wer das Protokoll als Verteiler erhält. Fügen Sie bei Bedarf weitere Personen hinzu oder markieren Sie Teilnehmer, die bei dieser konkreten Sitzung nicht anwesend waren, entsprechend ab. Die vorausgewählte Stammbesetzung stammt aus den Stammteilnehmern der Besprechungsreihe bzw. der Projektbeteiligtenliste. Wer hier angezeigt wird, verwalten Sie im Abschnitt „Teilnehmer der Besprechungsreihe verwalten" weiter unten.
Zusätzlich können Sie dem Deckblatt Anhänge und Sonstige Angaben hinzufügen – beides erscheint später auch im exportierten Protokoll. Über Protokoll-Dateiname und Aufgabenliste-Dateiname überschreiben Sie für dieses eine Protokoll den Dateinamen, der sonst aus der PDF-Vorlage bzw. den Besprechungsreihen-Einstellungen übernommen wird.
Wie das Deckblatt beim Export verwendet wird, legen Sie organisationsweit unter „PDF-Vorlagen“ fest. Zusätzlich können Sie in den jeweiligen Einstellungen der Besprechungsreihe die Einstellungen für den PDF-Export individuell anpassen.
Über die Teilnehmer-Verwaltung der Besprechungsreihe legen Sie fest, wer grundsätzlich zur Besprechungsreihe gehört. Die Ansicht ist zweigeteilt: Unter Aktive Besprechungsreihe sehen Sie alle bereits zugeordneten Personen, gruppiert nach Firma, mit Checkboxen für Anwesend und Verteiler sowie der Möglichkeit, einzelne oder alle Personen einer Firma auf einmal zu entfernen. Unter Verfügbare Projektbeteiligte finden Sie alle übrigen, noch nicht zugeordneten Personen aus der Projektbeteiligtenliste – durchsuchbar nach Name, Rolle oder Firma – und fügen sie einzeln oder gruppenweise per Hinzufügen der Besprechungsreihe hinzu.
Bevor Sie eine Person als Teilnehmer verwenden können, sind zwei Schritte nötig:
Projektbeteiligtenliste – Die Person muss zunächst hier erfasst sein; nur so lässt sie sich später als Teilnehmer auswählen.
Besprechungsreihe – Erst danach können Sie sie der Besprechungsreihe hinzufügen; anschließend erscheint sie auf dem Deckblatt und ist auch in Tags innerhalb eines Protokolls verwendbar.
Die so zugeordneten Personen bilden die Stammbesetzung: die Teilnehmer, die standardmäßig bei jedem Termin der Reihe vorgesehen sind. Aus der Stammbesetzung wählen Sie auch die Verantwortlichen der Besprechungsreihe aus.
Wenn Sie ein neues Protokoll erstellen, sind die Teilnehmer aus dieser Stammbesetzung bereits automatisch vorausgefüllt. Im Deckblatt selbst passen Sie nur noch an, wer beim konkreten Meeting dabei war.