Die Projektbeteiligtenliste ist der projektweite Pool aller Personen und Firmen, die an einem Projekt beteiligt sein können. Hier werden sie einmal erfasst — unabhängig davon, in welcher Besprechungsreihe sie später mitwirken.
Eine Besprechungsreihe greift auf diesen Pool zu, statt eigene Teilnehmer zu verwalten: Sie wählen aus der Projektbeteiligtenliste gezielt die Personen aus, die zu ihrem Besprechungskreis gehören sollen. Deshalb muss eine Person immer zuerst in der Projektbeteiligtenliste stehen, bevor sie einer Besprechungsreihe hinzugefügt werden kann.
Es gilt also: Projektbeteiligtenliste (alle Personen im Projekt) → Besprechungsreihe (die Auswahl für einen Besprechungskreis) → Protokoll (die konkrete Sitzung dieses Kreises).
Wie Sie Personen einer Besprechungsreihe zuordnen und die Stammbesetzung festlegen, lesen Sie unter → Deckblatt und Teilnehmer einrichten.
Öffne in der Seitenleiste den Bereich Projektbeteiligtenliste.
Klicken Sie auf Firma hinzufügen.
Geben Sie die Informationen zur Firma ein und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.
Anschließend kannst du unter dem Unternehmen über Projektbeteiligte hinzufügen die entsprechenden Mitarbeiter hinzufügen.
Ein Eintrag in der Projektbeteiligtenliste bedeutet zunächst nur, dass die Person im Projekt erfasst ist — sie hat dadurch noch keinen Zugriff auf Alago. Erst wenn Sie sie explizit mit einem Konto verknüpfen, wird aus dem Eintrag ein echter Nutzer: Die Person kann sich dann einloggen, ihre zugewiesenen Aufgaben selbst einsehen und projektübergreifend in „Meine Aufgaben" nachverfolgen.
Ist die E-Mail-Adresse der Person bereits in der Projektbeteiligtenliste hinterlegt, können Sie sie direkt von dort aus einladen:
Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Projektbeteiligtenliste.
Suchen Sie den Projektbeteiligten, den Sie verknüpfen möchten.
Klicken Sie bei der Person auf Einladen.
Alternativ laden Sie dieselbe Person über die Rechteverwaltung der Organisation oder des Projekts ein (siehe → Rollen & Rechte verwalten) — beide Wege führen zur selben Verknüpfung.
Ist die Verknüpfung aktiv, zeigt die Projektbeteiligtenliste den Status Aktiv statt des Einladen-Buttons.