In einer Testphase geht es darum, dass etwas funktioniert – nicht darum, dass die Rechte stimmen. Typischerweise haben am Ende mehr Personen Orgadmin-Rechte als vorgesehen: die Kolleginnen und Kollegen, die getestet haben, die Person, die den Zugang eingerichtet hat, jemand aus der Geschäftsleitung, der sich das ansehen wollte.
Vor dem regulären Start lohnt es sich, das einmal geradezuziehen. Orgadmins sehen und können alles – diese Rolle sollte nur haben, wer sie tatsächlich braucht.
Öffnen Sie Einstellungen → Rechteverwaltung der Organisation und filtern Sie auf die Rolle Orgadmin.
Gleichen Sie die Liste gegen Ihren Soll-Zustand ab. In der Regel sind das die zwei bis drei Personen, die Alago dauerhaft administrieren.
Stufen Sie alle anderen auf Mitglied herab. Sie behalten damit den Zugriff auf ihre Projekte, sehen aber die Organisationseinstellungen nicht mehr.
Prüfen Sie die Gäste. Sind noch externe Zugänge aus der Testphase offen, die niemand mehr braucht? Entfernen Sie sie.
Prüfen Sie offene Einladungen. Nie angenommene Einladungen aus der Testphase können Sie zurückziehen.
Prüfen Sie Testprojekte. Projekte, die nur zum Ausprobieren angelegt wurden, sollten Sie entfernen, damit sie später nicht mit echten Projekten verwechselt werden.
Wen Sie dabei bewusst nicht überlasten
Wer in der Testphase am intensivsten mitgearbeitet hat, wird danach schnell zum informellen Support für alle. Holen Sie diese Personen lieber gezielt zur Abstimmung der Vorlagen dazu – Administration und Support bleiben bei den benannten Orgadmins.
Steht das Rechtebild, sind die nächsten zwei Schritte: Firmenstandard festlegen und Nutzer einladen – am besten in der Woche vor dem Start, sodass alle einen Zugang haben, wenn es losgeht.