Ein Projekt ist die oberste Arbeitsebene unterhalb der Organisation. Es bündelt alle Besprechungsreihen, Protokolle, Aufgaben und Dokumente eines Bauvorhabens. Neue Projekte können ausschließlich Organisationsadmin anlegen.

Der Weg, den wir empfehlen

Der Aufwand für Sie als Organisationsadmin entscheidet sich hier. Wenn Sie jedes Projekt vollständig selbst einrichten – Besprechungsreihen anlegen, Beteiligte pflegen, Rechte verteilen –, administrieren Sie sich bei wachsender Projektzahl zu Tode.

Der Weg, der sich in der Praxis bewährt hat, besteht aus drei Schritten:

1. Projekt leer anlegen. Welche Besprechungsreihen es braucht – Bauherrenbesprechung, Planerbesprechung, Bietergespräch – weiß die Person, die das Projekt tatsächlich betreut, besser als Sie.

2. Der Projektleitung Projektadmin-Rechte geben. Als Projektadmin kann sie die Reihen selbst anlegen und dabei entscheiden, wer auf welche Reihe Zugriff bekommt.

3. Übergeben. Den Rest macht das Projekt selbst.

Sie behalten trotzdem den Überblick: Sie sehen jedes Projekt der Organisation, können hineinschauen und Einstellungen überschreiben, wenn nötig.

Wie viele Projektadmins braucht ein Projekt?

Es gibt keine einzige richtige Antwort – aber eine Faustregel, die an der Zahl der Personen im Projekt hängt.

Kleine Projekte: alle zu Projektadmins machen

Arbeiten in einem Projekt nur eine oder zwei Personen, geben Sie beiden Projektadmin-Rechte. Der Grund ist praktisch: In einem kleinen Projekt braucht man ständig eine neue Besprechungsreihe oder muss jemanden schnell freischalten. Wer das nicht selbst darf, stolpert dauernd über die eigene Rolle – „warum kann ich mir keine Besprechungsreihe anlegen?" – und landet mit jeder Kleinigkeit bei Ihnen. Der Schaden durch zu enge Rechte ist hier größer als das Risiko durch weite.

Größere Projekte: Rechte gezielt vergeben

Sind zehn bis fünfzehn Personen im Projekt, kippt das Bild. Alle zu Projektadmins zu machen wäre hier keine Entlastung, sondern ein Kontrollverlust.

Dann lohnt sich der Aufwand, einmal sauber durchzudenken:

1. Wer führt das Projekt? Diese eine Person (plus ggf. eine Stellvertretung) wird Projektadmin.

2. Welche Besprechungsreihen gibt es, und wer gehört fachlich in welche? Reihe für Reihe durchgehen.

3. Wer bearbeitet, wer liest nur? Editor für die, die protokollieren; Betrachter für die, die informiert sein müssen.

4. Wer ist extern? Externe als Gäste, und nur auf die Reihen, die sie betreffen.

Alago vergibt Rechte lieber zu eng als zu weit: Nachschärfen ist ein Klick – eine Freigabe zurückzunehmen, nachdem jemand mitgelesen hat, nicht.

Für die Organisationsebene gilt: zwei bis drei Organisationsadmins statt einem – die Rolle ist zu wichtig für eine einzelne Person (Urlaub, Krankheit, Wechsel).

Ein neues Projekt anlegen

1. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie den Bereich Projekte.

2. Klicken Sie auf Projekt hinzufügen.

3. Vergeben Sie einen Projektnamen – zum Beispiel den Namen des Bauvorhabens.

4. Bestätigen Sie mit Projekt erstellen.

Das neue Projekt erscheint anschließend in der Projektübersicht.

Anlegen und Einrichten sind zwei verschiedene Orte

Ein Punkt, der beim ersten Mal irritiert: Anlegen und Einrichten passieren an zwei verschiedenen Stellen. Angelegt wird ein Projekt oben im Bereich Organisation, unter Projekte. Eingerichtet wird es danach im Projekt selbst: Über den Projekt-Umschalter in der Seitenleiste wechseln Sie in das jeweilige Projekt; erst dort sehen Sie dessen eigene Einstellungen wie Rechteverwaltung, Glossar oder Integrationen.