Wenn Sie Ihr Projekt eingerichtet haben, müssen Sie die Besprechungsreihe und die Projektbeteiligtenliste nicht zwingend von Hand anlegen. Liegen diese bereits extern vor – etwa aus einer bestehenden Projektstruktur oder einer vorhandenen Teilnehmerliste, können Sie sie stattdessen direkt in Alago hochladen. So übernehmen Sie Ihren bestehenden Stand in wenigen Schritten, ohne alles neu zu erfassen.
Öffnen Sie in Ihrem Projekt die Übersicht Besprechungsreihen. Ganz oben finden Sie die Kachel „Projektdaten hochladen". Ein Klick darauf öffnet die Upload-Seite mit zwei Bereichen: Ihren Protokollen und Ihrer Projektbeteiligtenliste.
Laden Sie Ihre bestehenden Besprechungsprotokolle hoch.
Laden Sie im Bereich Projektbeteiligtenliste Ihre Liste aller Projektbeteiligten hoch – mit Firmen, Rollen und Kontaktdaten. Daraus legen wir Ihre Projektbeteiligten in Alago an, sodass sie sofort für Protokolle und Verteiler zur Verfügung stehen.
Unter „Bis wann benötigen Sie Ihre Daten?" können Sie einen Wunschtermin nennen, bis zu dem der Import fertig sein soll. Die Angabe ist optional – in der Regel importieren wir Ihre Daten innerhalb von 3–5 Werktagen.
Sobald Sie mindestens eine Datei hochgeladen haben, klicken Sie auf „Daten übermitteln". Damit geht Ihr Import bei uns ein. Wir importieren Ihre Daten automatisch und KI-gestützt. Anschließend prüft ein Mitarbeiter von Alago das Ergebnis – dieser manuelle Review stellt die Qualität sicher und dauert in der Regel 3–5 Werktage. Sobald der Import abgeschlossen ist, benachrichtigen wir Sie per E-Mail. Ihre importierten Protokolle und Beteiligten erscheinen dann direkt in Ihrem Projekt.
Excel vor PDF: Wo Sie die Wahl haben, laden Sie die Excel-Version hoch – das Ergebnis wird präziser.
Vollständigkeit vor Perfektion: Laden Sie ruhig alles hoch, was Sie haben. Sie müssen die Dateien vorab nicht aufbereiten.
Projektbeteiligte können jetzt direkt aus einer Excel-Datei in Alago importiert werden. Die enthaltenen Projektbeteiligten werden anschließend automatisch erkannt und in Alago angelegt. Beim Import werden vorhandene Informationen wie Namen, Firmen, Rollen oder Kontaktdaten automatisch übernommen, sofern diese in der Datei enthalten sind. Vor dem Import können die erkannten Daten geprüft und angepasst werden.
Füge deine Excel-Datei in Albert hinzu.
Schreibe anschließend in Albert: „Bitte füge die folgende Liste meinen Projektbeteiligten hinzu.“
Klicke anschließend auf „Abschicken“.
Albert verarbeitet danach automatisch deine Liste und übernimmt die enthaltenen Kontaktdaten.
Gehe anschließend auf „Anlegen“. Dadurch werden alle Projektbeteiligten in der Projektbeteiligtenliste angelegt.
Hinweis: Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Projektbeteiligtenlisten bereits von externen Partnern oder Auftraggebern als Excel-Datei vorliegen und nicht manuell übertragen werden sollen.