Im Protokoll

Wenn in einem Protokoll ein neuer Eintrag erstellt wird und dieser mit dem Tag „Aufgabe" versehen ist, wird daraus automatisch eine Aufgabe im Aufgabenmanagement.

1. Öffne das entsprechende Protokoll.

2. Erstelle einen neuen Eintrag oder wähle einen bestehenden Eintrag aus.

3. Weise dem Eintrag den Tag „Aufgabe" zu.

4. Die Aufgabe wird nun dem Aufgabenmanagement hinzugefügt.

Aufgaben können dann im Aufgabenmanagement zentral überblickt, weiterbearbeitet und priorisiert werden. Zudem musst du den Titel nicht selbst formulieren: Über das Zauberstab-Symbol am Titelfeld lässt du dir die Überschrift automatisch generieren. Gibt es mehrere Aufgaben ohne Titel, erledigst du das auch gesammelt über den Button „Titel formulieren lassen" oben in der Aufgabenliste.

Im Aufgabenmanagement

Im Aufgabenmanagement kannst du Aufgaben auch direkt manuell erstellen. Die Aufgabe wird dabei ins Projekt aufgenommen, ohne dass dafür ein eigener Protokolleintrag nötig ist.

1. Öffne in der Seitenleiste den Bereich Aufgaben.

2. Klicke oben rechts auf Neue Aufgabe. Die Aufgabe wird sofort angelegt und öffnet sich direkt in der Detailansicht.

3. Gib einen Titel ein und ergänze bei Bedarf eine Beschreibung.

4. Lege im Bereich „Details" weitere Angaben fest: Status, Priorität, Fälligkeit, Verantwortlich, Beteiligte, Besprechungsreihe und Arbeitspaket.

Die Aufgabe erscheint anschließend direkt in der Aufgabenliste und kann dort jederzeit weiter bearbeitet werden.

Aufgabe im Aufgabenmanagement aktualisieren

Zusätzlich lassen sich Aufgaben auch direkt im Aufgabenmanagement anpassen, beispielsweise wenn sich Informationen ändern, Verantwortlichkeiten aktualisiert werden oder der Bearbeitungsfortschritt einer Aufgabe fortgeschrieben werden soll.

1. Öffne in der Seitenleiste den Bereich Aufgaben.

2. Wähle die Aufgabe aus, die du bearbeiten möchtest.

3. Passe die gewünschten Informationen an, zum Beispiel Status, Priorität, Fälligkeitsdatum oder Verantwortliche.

4. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Darüber hinaus kannst du in der Fokusansicht:

• Teilaufgaben anlegen und abhaken, um eine Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

• Kommentare hinterlassen, um den Stand mit anderen Projektbeteiligten zu teilen – sie erscheinen in der Aufgabenliste als Update in der Spalte „Updates".

• Den vollständigen Aktivitätsverlauf einsehen, der jede Änderung an der Aufgabe protokolliert.

Diese Aktualisierungen laufen nur in eine Richtung: Vom Aufgabenmanagement aus siehst du sie nicht im Protokoll selbst, sondern nur in der Aktivität der jeweiligen Aufgabe.

So läuft die Synchronisation:

Bearbeitest du einen Protokolleintrag mit dem Tag „Aufgabe", wird dieses Update automatisch in die zugehörige Aufgabe im Aufgabenmanagement übernommen. Umgekehrt gilt das nicht: Änderungen, die du direkt an einer Aufgabe im Aufgabenmanagement vornimmst, werden nicht ins Protokoll zurückgeschrieben – der Protokolleintrag bleibt unverändert. Nachvollziehen kannst du sie trotzdem: Im Protokoll-Tool zeigt die Detailansicht des Eintrags unter „Aktivität" alle Aktualisierungen, egal wo sie vorgenommen wurden.

Jeder Protokolleintrag mit dem Tag „Aufgabe" wird jetzt automatisch ins Aufgabenmanagement übernommen – der manuelle Schritt über „Neue Aufgabe erstellen" entfällt.