Projektdaten hochladen
So laden Sie Ihre bestehenden Protokolle und Ihre Projektbeteiligtenliste hoch – wir importieren sie für Sie.
Bestehende Daten hochladen statt manuell anlegen
Sie müssen Ihre Besprechungsreihen und Ihre Projektbeteiligtenliste nicht von Hand anlegen. Liegen diese bereits vor – als Protokolle aus den vergangenen Wochen, als Teilnehmerliste aus Ihrer Projektstruktur – laden Sie sie hier hoch. Wir importieren sie KI-gestützt, prüfen das Ergebnis manuell und stellen Ihnen Ihr Projekt fertig eingerichtet zur Verfügung.
Der beste Zeitpunkt: direkt nach einer Besprechung
Laden Sie Ihre Daten am besten unmittelbar nach einer Besprechung hoch. Dann bleibt uns Zeit für den Import – in der Regel 3–5 Werktage – und Ihnen bleibt Zeit, sich das Ergebnis vor Ihrer nächsten Besprechung in Ruhe anzusehen. Beim Wunschtermin im Formular wählen Sie deshalb sinnvollerweise den Tag vor Ihrer nächsten Besprechung.
Schritt 1: Das richtige Projekt wählen
Arbeiten Sie in mehreren Projekten, prüfen Sie zuerst oben links in der Seitenleiste, in welchem Projekt Sie sich befinden. Dort stehen der Projektname und Ihre Rolle. Ein Klick darauf öffnet die Liste Ihrer Projekte – wählen Sie das Projekt aus, dessen Daten Sie hochladen möchten.
Haben Sie nur ein Projekt, gibt es nichts auszuwählen: Oben links steht dann einfach der Name Ihres Projekts, ohne Auswahlliste.
Schritt 2: Zu den Protokollen wechseln
Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Protokolle. Sie landen in der Übersicht Ihrer Besprechungsreihen.
Schritt 3: Den Upload öffnen
Ganz oben in dieser Übersicht finden Sie die Karte „Projektdaten hochladen" mit der Schaltfläche „Jetzt hochladen". Ein Klick darauf öffnet das Formular.
Erscheint die Karte nicht, ist der Upload für Ihr Projekt noch nicht freigeschaltet. Melden Sie sich in dem Fall kurz bei uns.
Schritt 4: Das Formular ausfüllen
Das Formular fragt drei Dinge ab – in dieser Reihenfolge:
Bis wann benötigen Sie Ihre Daten? Wählen Sie den Tag vor Ihrer nächsten Besprechung. Die Angabe ist optional, hilft uns aber, Ihren Import richtig einzuplanen.
Projektbeteiligtenliste. Ihre Liste aller Projektbeteiligten mit Firmen, Rollen und Kontaktdaten. Daraus legen wir Ihre Projektbeteiligten an, sodass sie sofort für Protokolle und Verteiler zur Verfügung stehen.
Protokolle. Legen Sie für jede Besprechungsreihe einen eigenen Bereich an, benennen Sie ihn (z. B. „Bauherren-Jour-Fixe" oder „Fachplanungsbesprechung") und laden Sie die zugehörigen Protokolle dort ab. Über „Besprechungsreihe hinzufügen" legen Sie weitere Bereiche an.
Zu jeder Besprechungsreihe können Sie unter „Weitere Infos (optional)" notieren, was wir beim Import wissen sollten – etwa den Turnus, den Teilnehmerkreis oder Besonderheiten Ihrer Nummerierung. Diese Notiz liest der Mitarbeiter, der Ihren Import prüft.
Jedes Protokoll gehört zu einer benannten Besprechungsreihe. Solange ein Bereich noch keinen Namen hat, bleibt „Daten übermitteln" gesperrt. Das ist Absicht: Nur so können wir Ihre Protokolle von Anfang an richtig gruppieren.
Welche Dateiformate?
Sie können Excel (.xlsx, .xls), Word (.docx) und PDF hochladen – pro Datei bis 50 MB.
Excel liefert das präziseste Ergebnis. Wo Sie die Wahl zwischen einer Tabelle und einem Ausdruck haben, nehmen Sie die Tabelle – besonders bei der Projektbeteiligtenliste.
Word bitte als .docx. Liegen ältere Protokolle noch im alten Format .doc vor, öffnen Sie sie einmal in Word und speichern Sie sie als .docx – dann können wir sie einlesen.
Schritt 5: Übermitteln
Sobald mindestens eine Datei hochgeladen ist, klicken Sie auf „Daten übermitteln". Sie landen wieder in der Übersicht Ihrer Besprechungsreihen – die Karte oben ist jetzt grün und nennt, was bei uns angekommen ist, zum Beispiel „5 Dateien · 4 Besprechungsreihen".
Über dieselbe Karte kommen Sie jederzeit zu „Status ansehen" zurück. Dort sehen Sie Ihre übermittelten Dateien, können weitere hinzufügen und einzelne wieder entfernen, solange der Import läuft.
Was danach passiert
Wir importieren Ihre Daten automatisch und KI-gestützt. Anschließend prüft ein Mitarbeiter von Alago das Ergebnis – dieser manuelle Review sichert die Qualität und dauert in der Regel 3–5 Werktage. Sobald der Import abgeschlossen ist, benachrichtigen wir Sie per E-Mail. Ihre Protokolle und Projektbeteiligten erscheinen dann direkt in Ihrem Projekt.
So gelingt ein reibungsloser Import
Vollständigkeit vor Perfektion: Laden Sie ruhig alles hoch, was Sie haben. Sie müssen die Dateien vorab nicht aufbereiten.
Eine Besprechungsreihe pro Bereich: Je sauberer die Zuordnung, desto weniger müssen wir raten – und desto schneller sind Sie startklar.
Kontext hilft: Was in „Weitere Infos" steht, spart im Zweifel eine Rückfrage.
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