Grundlagen & Konzepte

Was ist Alago?

Alago ist die KI-Plattform für das Projektmanagement im Bau. Statt Ihre Projektkommunikation über Word, Excel, E-Mail und verstreute Ordner zu verteilen, führt Alago alle Informationen an einem Ort zusammen – strukturiert, durchsuchbar und jederzeit zugänglich. So entsteht das Projektgedächtnis Ihres Bauprojekts: eine gemeinsame, verlässliche Datenbasis, auf die alle Projektbeteiligten zugreifen.

Angefangen haben wir bei der Protokollierung – heute begleitet Alago den gesamten Projektalltag, von Protokollen über Aufgaben bis zu Mails, Verträgen und Plänen. Protokolle entstehen bis zu 50 % schneller, ob live im Meeting, aus einem Transkript oder aus Ihren Notizen, und sind mit einem Klick als PDF oder direkt an Ihre Projektpartner verteilt – inklusive Anschreiben. Aufgaben entstehen per Klick aus jedem Protokollpunkt und laufen zentral in einer Ansicht zusammen, projektübergreifend und für alle auf demselben Stand – ganz ohne Excel-Listen oder Status-Mails.

Im Zentrum steht Albert, Ihr KI-Assistent: Er kennt alles, was in Ihrem Projekt passiert, beantwortet Fragen mit Quellenverweis und übernimmt wiederkehrende Arbeit. Wie Albert im Detail arbeitet, lesen Sie in der eigenen Einführung → Albert – Grundlagen.

Core Concepts

Damit Sie sich schnell zurechtfinden, lohnt ein Blick auf die wenigen Begriffe, die in Alago immer wiederkehren. Alago ist in drei Ebenen gegliedert: Die Organisation ist Ihr Unternehmen, darunter liegen die einzelnen Projekte, und innerhalb eines Projekts bündeln Besprechungsreihen alle Termine derselben Runde.

Besprechungsreihe & Protokoll

Eine Besprechungsreihe ist genau diese wiederkehrende Runde — etwa der wöchentliche Jour fixe oder die Planerbesprechung. Sie ist zugleich das zentrale Verzeichnis aller Beteiligten: Wer einmal hinterlegt ist, steht in jedem Protokoll der Reihe zur Verfügung, ohne erneut erfasst zu werden. Das einzelne Meeting-Dokument innerhalb einer Reihe ist das Protokoll.

Projektbeteiligtenliste & Besprechungsreihe

Woher kennt eine Besprechungsreihe ihre Beteiligten? Aus der Projektbeteiligtenliste — dem projektweiten Pool aller Personen und Firmen, die an einem Projekt beteiligt sein können. Jede Besprechungsreihe wählt daraus gezielt die Personen aus, die zu ihrem Besprechungskreis gehören. Es gilt also: Projektbeteiligtenliste (alle Personen im Projekt) → Besprechungsreihe (die Auswahl für einen Besprechungskreis) → Protokoll (die konkrete Sitzung dieses Kreises). Wie Sie die Projektbeteiligtenliste pflegen und Personen einer Besprechungsreihe zuordnen, lesen Sie unter → Die Projektbeteiligtenliste nutzen.

Protokollserie vs. Aktennotiz

Eine Protokollserie entsteht aus einem formalen Meeting mit mehreren Beteiligten. Sie folgt einer strukturierten Tagesordnung, enthält Themen und Einträge und wird an einen definierten Verteilerkreis verschickt.

Eine Aktennotiz ist ein informelleres Dokument – ideal für Telefonate, Einzelgespräche oder Begehungen, bei denen kein vollständiges Meeting stattfindet. Sie dokumentiert Absprachen oder Beobachtungen schnell und unkompliziert, ohne den vollen Protokollrahmen.

Aktennotizen und Protokollserien werden auf die gleiche Weise erstellt und verwaltet. Beim Anlegen wählen Sie lediglich den gewünschten Typ aus: Protokollserie für fortlaufende Besprechungen oder Aktennotiz für einmalige Vorgänge und Termine. Anschließend können beide Varianten identisch bearbeitet und genutzt werden.

Thema & Eintrag

Ein Protokoll gliedert sich in Themen und Einträge: Ein Thema entspricht einem Tagesordnungspunkt oder einem übergeordneten Bereich – z. B. „Brandschutz" oder „Terminplanung". Es strukturiert das Protokoll und dient als Container für zusammengehörige Inhalte. Ein Eintrag ist der konkrete Inhalt innerhalb eines Themas – eine Beobachtung, eine Aufgabe, eine Entscheidung oder ein Hinweis. Einträge können kommentiert, priorisiert und mit einem Verantwortlichen versehen werden. Ihnen können außerdem direkt Dokumente zugeordnet werden.

Bereiche

Ergänzend zu Themen und Einträgen gibt es Bereiche -eine optionale Gliederungsebene quer zur Themenstruktur, mit der Sie Einträge zusätzlich nach Geschossen, Gebäudeteilen oder Zonen ordnen und später gezielt filtern. Mehr dazu erfahren Sie in der eigenen Einführung → Themenstruktur und Bereiche.

Beteiligte & Verantwortliche

Beteiligte sind Personen, die aktiv an einem Protokoll oder Projekt teilnehmen – z. B. der Bauleiter, der Architekt oder ein Subunternehmer. Sie können in Protokollen mit Aufgaben und Einträgen verknüpft werden.

Jedem Eintrag in Alago kann ein Verantwortlicher zugewiesen werden. Das ist die Person, die für die Erledigung oder Nachverfolgung eines Punktes zuständig ist. Verantwortliche werden im Protokoll sichtbar ausgewiesen und erscheinen in Aufgabenlisten und Auswertungen. So ist jederzeit klar, wer für was zuständig ist – ohne Rückfragen oder Missverständnisse.