Diese Seite führt Sie durch die Ersteinrichtung in Alago - in drei Schritten: Zuerst legen Sie Ihr Projekt an, dann erstellen Sie darin eine Besprechungsreihe, und zum Schluss verwalten Sie deren Teilnehmer. Danach sind Sie bereit für Ihr erstes Protokoll.

Das erste Projekt anlegen

In 5 Schritten sind sie startklar. Von der Einladung bis zum ersten Projekt dauert es nur wenige Minuten.

Schritt 1 – Einladungslink öffnen

Sie erhalten einen Einladungslink von Ihrem Administrator. Öffnen Sie diesen Link im Browser – er führt Sie direkt zu Ihrer Registrierung auf app.alago.ai.

Schritt 2 – Profil vervollständigen

Geben Sie Ihren Namen und Ihre Angaben ein und bestätigen Sie die Eingabe. Ihr Konto ist damit aktiv.

Schritt 3 – Organisation anlegen

Legen Sie eine neue Organisation an und vergeben Sie einen Namen – zum Beispiel den Namen Ihres Unternehmens. Die Organisation bildet den übergeordneten Rahmen für alle Ihre Projekte in Alago.

Schritt 4 – Erstes Projekt erstellen

Erstellen Sie Ihr erstes Projekt. Das Projekt ist der Container für alle Besprechungsreihen und Protokolle, die zu einem Bauvorhaben oder einer Maßnahme gehören.

Schritt 5 – Onboarding starten

Nach der Projekterstellung startet Albert automatisch den Onboarding-Prozess. Er führt Sie durch die wichtigsten Einrichtungsschritte und zeigt Ihnen, wie Sie sofort loslegen.

Weitere Projekte können jederzeit über die Einstellungen unter dem Bereich „Projekte“ erstellt werden.

Besprechungsreihe manuell erstellen

Eine Besprechungsreihe bildet den organisatorischen Rahmen für die Protokollierung: Alle Protokolle werden innerhalb einer Besprechungsreihe erstellt und verwaltet, und Sie trennen damit verschiedene Runden klar voneinander. Im kurzen Video sehen Sie, wie Sie eine neue Besprechungsreihe erstellen und optional Einstellungen aus einer bestehenden übernehmen. Falls bereits Projektdaten wie Besprechungsreihen oder Projektbeteiligtenlisten vorliegen, können Sie diese über „Projektdaten hochladen" direkt in Alago importieren – ohne sie manuell anzulegen.

Fortlaufende Besprechungsreihe erstellen:

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Protokolle.

2. Klicken Sie auf Neue Besprechungsreihe.

3. Geben Sie einen Namen für die Besprechungsreihe ein.

4. Wählen Sie den Typ:

   • Protokoll-Serie – für eine fortlaufende Gliederung über mehrere Sitzungen.

   • Aktennotiz – für eine einmalige Gliederung für ein einzelnes Ereignis.

5. Legen Sie den Protokoll-Stil fest. Er ist standardmäßig mit „Steuern" vorbelegt und lässt sich später in den Besprechungsreihen-Einstellungen ändern.

6. Wählen Sie bei den Einstellungen die Vorlage der Organisation – sie weist der Besprechungsreihe eine gespeicherte PDF-Vorlage der Organisation zu. Ist keine Vorlage vorhanden, wird die Basis-Vorlage verwendet.

7. Optional: Wählen Sie eine Gliederungs-Vorlage. Die Themen der Vorlage werden der neuen Besprechungsreihe direkt hinzugefügt.

8. Bestätigen Sie mit Besprechungsreihe erstellen.

Nachdem Sie Ihre Besprechungsreihe erstellt haben, können Sie Ihr erstes Protokoll anlegen und mit der Dokumentation Ihrer Meetings beginnen. Sinnvoll ist es, vorher die Projektbeteiligten in der Projektbeteiligtenliste zu erfassen, damit sie später im Protokoll als Teilnehmer ausgewählt werden können.

Die Teilnehmer einer Besprechungsreihe verwalten

Im Video sehen Sie, wie Sie die Teilnehmer einer Besprechungsreihe verwalten und Mitglieder hinzufügen.

So verwalten Sie die Teilnehmer einer Besprechungsreihe

1. Öffnen Sie Ihre Besprechungsreihe.

2. Klicken Sie auf Teilnehmer.

3. Unter Verfügbare Projektbeteiligte sehen Sie alle Personen, die in der Projektbeteiligtenliste hinterlegt sind.

4. Klicken Sie bei einer Person auf Hinzufügen, um sie der Besprechungsreihe als Teilnehmer hinzuzufügen.

5. Anschließend legen Sie pro Teilnehmer fest, ob er anwesend ist, im Verteiler steht und somit zur Stammbesetzung gehört.

Die Stammbesetzung definiert die Personen, die standardmäßig an den Sitzungen der Besprechungsreihe teilnehmen: Bei neuen Terminen werden sie automatisch als anwesend markiert, in den Verteiler aufgenommen und im Protokoll berücksichtigt. Inaktive Personen erscheinen nicht auf dem Deckblatt; ihre Einstellungen bleiben aber für eine spätere Reaktivierung erhalten.