Meetings strukturiert mit der Agenda durchführen

Vor dem Meeting

Die Agenda bildet die Tagesordnung des Meetings ab und enthält alle aktuellen Punkte, die in der Sitzung behandelt werden sollen. Bereiten Sie die Agenda vor, indem Sie neue Themen direkt anlegen oder bestehende Inhalte aus dem Protokoll auf die Agenda setzen. Dabei können sowohl ganze Themen und Unterthemen als auch einzelne Einträge übernommen werden. So erhalten alle Teilnehmer bereits vor dem Meeting einen klaren Überblick über die zu besprechenden Themen.

Einträge, die z. B. über einen Transkript-Import entstehen, werden nicht automatisch zur Agenda hinzugefügt und müssen bei Bedarf manuell ergänzt werden.

Während des Meetings

Gehen Sie die Agenda-Punkte der Reihe nach durch und dokumentieren Sie die Ergebnisse direkt am jeweiligen Punkt. Halten Sie dabei fest, was besprochen wurde, welche Entscheidungen getroffen wurden, welche Aufgaben daraus entstehen und welche Themen oder Fragen weiterhin offen sind.Dadurch behalten alle Beteiligten jederzeit den Überblick über offene Themen, Verantwortlichkeiten und den aktuellen Projektstand. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass keine wichtigen Punkte verloren gehen und offene Themen in späteren Sitzungen weiterverfolgt werden können.

Nach dem Meeting

Prüfen Sie die Agenda-Punkte nach Abschluss des Meetings. Erledigte Themen sollten als abgeschlossen markiert oder aus der Agenda entfernt werden, damit sie in zukünftigen Sitzungen nicht erneut angezeigt werden. Offene Themen verbleiben in der Agenda und können im nächsten Termin weiterbearbeitet werden. So entsteht eine lückenlose Nachverfolgung von Themen, Entscheidungen und Aufgaben über mehrere Termine hinweg.

Die Kernidee

Die Agenda dient nicht nur der Vorbereitung eines Meetings, sondern als zentrales Werkzeug zur Strukturierung und Nachverfolgung von Themen. Sie sorgt dafür, dass offene Punkte sichtbar bleiben, Entscheidungen dokumentiert werden und Aufgaben über mehrere Termine hinweg nachvollziehbar verfolgt werden können.

Themen und Einträge auf die Agenda setzen

Der Vorgang:

1. Öffnen Sie ein Protokoll.

2. Gehen Sie mit der Maus an den linken Rand des Eintrags.

3. Klicken Sie auf die entsprechende Auswahlbox. Die ausgewählte Box wird anschließend blau markiert.

4. Sie können nun ganze Themen, Unterthemen oder Einträge auswählen.

5. Klicken sie anschließend auf “Auf die Agenda“

6. Nun werden die Einträge der Agenda hinzugefügt.

Agenda anzeigen

1. Klicken Sie auf “Aktuelle Einträge”.

2. Ändern Sie die Ansicht auf Agenda.

3. Die zur Agenda hinzugefügten Themen oder Einträge werden nun angezeigt

Hinweis: Konfigurationsmöglichkeiten für den Export der Agenda stehen in den jeweiligen Protokolleinstellungen im Bereich „Exporteinstellungen“ zur Verfügung.