Das Aufgabenmanagement

Im Aufgabenmanagement können Aufgaben eines Projekts zentral angezeigt und verwaltet werden. Aufgaben erscheinen dort, wenn sie aus einem Protokolleintrag mit dem Aufgabenmanagement synchronisiert oder direkt im Aufgabenmanagement erstellt wurden. Das Aufgabenmanagement ist dabei unabhängig von den Protokollen. Aufgaben können dort lokal bearbeitet und verwaltet werden, ohne dass Änderungen automatisch im ursprünglichen Protokoll übernommen werden. Werden Aufgaben jedoch im Protokoll aktualisiert, können diese Änderungen – sofern gewünscht – auch im Aufgabenmanagement aktualisieren werden.

Die Aufgabenansicht

Gruppierung und Filter

Im Aufgabenmanagement können Aufgaben je nach Bedarf gruppiert, gefiltert und in unterschiedlichen Ansichten dargestellt werden. Dadurch bleibt auch bei einer großen Anzahl von Aufgaben der Überblick über Zuständigkeiten, Prioritäten und Fristen erhalten. Aufgaben können zur besseren Übersicht nach verschiedenen Kriterien gruppiert werden. Zur Auswahl stehen Organisation, Person, Status, Arbeitspaket und Projektteam. Über die Filterfunktion stehen Filter für Status, Priorität, Verantwortliche, Besprechungsreihen, Arbeitspakete und Fälligkeiten zur Verfügung. Mehrere Filter können miteinander kombiniert werden.

Die Kombination aus Gruppierung und Filterung ermöglicht einen schnellen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand und unterstützt die gezielte Steuerung von Aufgaben im Projekt.

Kanban-Ansicht

Neben der gewohnten Tabellenansicht steht eine Kanban-Ansicht zur Verfügung. Dort werden Aufgaben entsprechend der gewählten Gruppierung in Spalten dargestellt. Standardmäßig werden Aufgaben nach Status gruppiert, die Darstellung kann jedoch über die verfügbaren Gruppierungsoptionen flexibel angepasst werden. Die Aufgabenkarten können per Drag & Drop zwischen den einzelnen Statusspalten verschoben werden, um den Bearbeitungsstand einer Aufgabe zu aktualisieren. Wichtige Informationen wie Verantwortliche, Fälligkeiten, Prioritäten und Arbeitspakete sind direkt auf den Aufgabenkarten sichtbar und können dort bearbeitet werden. Neue Aufgaben lassen sich direkt innerhalb einer Statusspalte anlegen.

Ansichten speichern und teilen

Neue Ansichten werden über das Plus-Symbol neben den vorhandenen Ansichten angelegt. Beim Erstellen einer Ansicht kann ein individueller Name vergeben sowie die Sichtbarkeit festgelegt werden.

Es stehen zwei Arten von Ansichten zur Verfügung:

• Privat – Die Ansicht ist nur für den jeweiligen Benutzer sichtbar.

• Öffentlich – Die Ansicht steht allen Projektbeteiligten mit Projektzugehörigkeit zur Verfügung.

Gespeicherte Ansichten werden als Tabs oberhalb der Aufgabenansicht angezeigt und ermöglichen einen schnellen Wechsel zwischen unterschiedlichen Konfigurationen. Über das Kontextmenü einer Ansicht können diese verwaltet, umbenannt, gelöscht oder die Export-Einstellung der jeweiligen Ansicht angepasst werden.

Konfigurationen der Aufgabenansicht können als eigene Ansichten gespeichert werden. Dabei werden die aktuell gewählten Einstellungen, wie Gruppierung, Filter, Sortierung und die Darstellung der Aufgabenansicht übernommen.

PDF-Export aus dem Aufgabenmanagement

Aufgaben können nun direkt als PDF exportiert werden – mit denselben detaillierten Exporteinstellungen, die bereits vom Protokoll-Export bekannt sind (z. B. Spaltenauswahl, Layout etc.).

Exporteinstellungen

Die Exporteinstellungen werden auf die aktuell geöffnete Ansicht angewendet. Für jede Ansicht können eigene Exporteinstellungen aktiviert und individuell konfiguriert werden. Alternativ kann der projektweite Standard verwendet werden, der für alle Ansichten ohne eigene Konfiguration gilt und jederzeit über „Projekt-Standard bearbeiten“ angepasst werden kann.