Core Concepts

👥 Projektteam

Das Projektteam umfasst alle Unternehmen und Personen, die in einem Bauprojekt eine Rolle spielen – Auftraggeber, Architekt, Fachplaner, Bauleitung, Subunternehmer und weitere Beteiligte.

In Alago wird das Projektteam zentral gepflegt und dient als Basis für alle Protokolle, Aufgaben und Zuständigkeiten. Statt Kontakte in jedem Protokoll neu einzutragen, werden sie einmalig im Team hinterlegt und können überall zugewiesen werden.

💡 Neue Projektmitglieder werden einmalig im Projektteam angelegt und stehen dann in allen Protokollen der Serie zur Verfügung.

📁 Projektteam & Protokoll

In Alago gibt es zwei Ebenen: das Projektteam und das Protokoll.

Das Projektteam ist der übergeordnete Behälter für alle Meetings eines Projekts oder eines wiederkehrenden Formats. Sie enthält die Grundkonfiguration – also Teilnehmer, Themenstruktur und KI-Einstellungen – die für alle Protokolle innerhalb dieser Serie gelten.

Ein Protokoll ist das einzelne Meeting-Dokument innerhalb einer Serie. Es enthält die Tagesordnung, Einträge, Aufgaben und Entscheidungen eines konkreten Termins.

📝 Protokoll vs. Aktennotiz

Alago unterscheidet zwischen zwei Dokumenttypen: Protokoll und Aktennotiz.

Ein Protokoll entsteht aus einem formalen Meeting mit mehreren Beteiligten. Es folgt einer strukturierten Tagesordnung, enthält Themen und Einträge und wird an einen definierten Verteilerkreis verschickt.

Eine Aktennotiz ist ein informelleres Dokument – ideal für Telefonate, Einzelgespräche oder Begehungen, bei denen kein vollständiges Meeting stattfindet. Sie dokumentiert Absprachen oder Beobachtungen schnell und unkompliziert, ohne den vollen Protokollrahmen.

💡 Unterschied auf einen Blick: Das Protokoll ist das offizielle Sitzungsprotokoll. Die Aktennotiz ist die schnelle Gesprächsnotiz zwischendurch.

📋 Thema & Eintrag

Innerhalb eines Protokolls sind Inhalte in Themen und Einträge gegliedert.

Ein Thema entspricht einem Tagesordnungspunkt oder einem übergeordneten Bereich – z. B. „Brandschutz" oder „Terminplanung". Es strukturiert das Protokoll und dient als Container für zusammengehörige Inhalte.

Ein Eintrag ist der konkrete Inhalt innerhalb eines Themas – eine Beobachtung, eine Aufgabe, eine Entscheidung oder ein Hinweis. Einträge können kommentiert, priorisiert und mit einem Verantwortlichen versehen werden. Ihnen können außerdem direkt Dokumente zugeordnet werden.

Hinweis: Ein Eintrag wird blau markiert, wenn er in diesem Protokoll erstellt oder ein Update hinzugefügt wurde.

👤 Beteiligte & Verteilerkreis

Beteiligte sind Personen, die aktiv an einem Protokoll oder Projekt teilnehmen – z. B. der Bauleiter, der Architekt oder ein Subunternehmer. Sie können in Protokollen mit Aufgaben und Einträgen verknüpft werden.

Der Verteilerkreis bezeichnet alle Personen, die das fertige Protokoll erhalten – unabhängig davon, ob sie beim Meeting dabei waren. Er dient der Transparenz und Dokumentation gegenüber weiteren Projektbeteiligten.

💡 Unterschied: Ein Subunternehmer ist Beteiligter (er war beim Meeting dabei). Der Bauherr steht im Verteilerkreis (er erhält das Protokoll zur Kenntnis, war aber nicht anwesend).

✅ Verantwortlicher

Jedem Eintrag in Alago kann ein Verantwortlicher zugewiesen werden. Das ist die Person, die für die Erledigung oder Nachverfolgung eines Punktes zuständig ist.

Verantwortliche werden im Protokoll sichtbar ausgewiesen und erscheinen in Aufgabenlisten und Auswertungen. So ist jederzeit klar, wer für was zuständig ist – ohne Rückfragen oder Missverständnisse.

💡 Der Verantwortliche muss nicht die ausführende Person sein, sondern die Person, die dafür sorgt, dass der Punkt erledigt wird.