Eine Besprechungsreihe bildet den organisatorischen Rahmen für die Protokollierung. Alle Protokolle werden innerhalb einer Besprechungsreihe erstellt und verwaltet. Besprechungsreihen helfen dabei Projekte klar voneinander zu trennen. In diesem kurzen Video siehst du, wie du ein neues Projektteam erstellst und optional Einstellungen aus einem bestehenden Team übernimmst.

Fortlaufende Besprechungsreihe erstellen:

1. Öffne in der Seitenleiste den Bereich Protokolle.

2. Klicke auf Neue Besprechungsreihe.

3. Gib einen Besprechungsnamen ein.

4. Wählen Sie unter Typ die Option Protokoll-Serie aus.

5. Lege optional zusätzliche Einstellungen fest:

   • Du kannst Einstellungen aus einer bestehenden Besprechungsreihe übernehmen, indem du Vorlage verwenden aktivierst und ein Quell-Team auswählst. Dabei kannst du wählen, ob nur Einstellungen oder Einstellungen und Teilnehmer übernommen werden sollen.

   • Alternativ kannst du eigene Logo-Einstellungen und PDF-Einstellungen für diese Besprechungsreihe festlegen.

6. Bestätige die Erstellung der Besprechungsreihe.

Nachdem du deine Besprechungsreihe erstellt hast, kannst du dein erstes Protokoll anlegen und mit der Dokumentation deiner Meetings beginnen. Bevor du ein Protokoll erstellst, ist es sinnvoll, zunächst die Projektbeteiligten in der Projektbeteiligtenliste zu verwalten, damit sie später im Protokoll als Teilnehmer ausgewählt werden können.

Die Aktennotiz

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie eine Aktennotiz erstellen und verwenden. Eine Aktennotiz dient der Dokumentation einmaliger Vorgänge, Termine oder Sachverhalte. Im Gegensatz zu einer Protokoll-Serie, die für fortlaufende Besprechungen genutzt wird, steht sie für einen einzelnen Anlass.

Aktennotizen und Protokoll-Serien werden in Alago auf die gleiche Weise erstellt und verwaltet. Beim Anlegen wählen Sie lediglich den gewünschten Typ aus. Anschließend können beide Varianten identisch bearbeitet und genutzt werden.

Die Teilnehmer einer Besprechungsreihe verwalten

In diesem Video sehen Sie, wie Sie ein Projektteam im Protokoll verwalten und Mitglieder hinzufügen können.

Über die Besprechungsreihe-Verwaltung können Sie die Mitglieder und grundlegenden Einstellungen eines Projektteams anpassen. Hier können aktive Mitglieder zur Besprechungsreihe hinzugefügt oder entfernt werden. Außerdem können Sie eine Stammbesetzung festlegen. Die Stammbesetzung definiert die Personen, die standardmäßig an den Sitzungen des Projektteams teilnehmen und automatisch im Protokoll berücksichtigt werden. Mitglieder müssen zunächst der Besprechungsreihe hinzugefügt werden, bevor sie in Tags innerhalb eines Protokolls verwendet werden können.

Nur Personen, die der Projektbeteiligtenliste hinzugefügt wurden, können als Teilnehmer ausgewählt werden. Falls jemand nicht angezeigt wird, füge ihn zuerst in der Projektbeteiligtenliste hinzu.

Wenn du ein neues Protokoll erstellst, sind die Teilnehmer aus der Stammbesetzung bereits automatisch vorausgefüllt. Du musst nur noch anpassen, wer bei diesem konkreten Meeting dabei ist.

1. Öffne das Protokoll.

2. Klicke im Bereich auf Teilnehmer.

3. Füge Personen hinzu oder entferne Teilnehmer, die bei dieser Sitzung nicht anwesend sind.

4. Lege optional die Stammbesetzung fest.