Docs / Dokumente
Dokumente im Projekt verwenden
Zusammenfassung zur Verwendung von Dokumenten in einem Projekt
In diesem Video erfährst du, wie du Dokumente Einträgen hinzufügst und wie du mit dem Detektiv die Entwicklung eines Projekts dadurch besser nachvollziehen kannst.
Dokumente mit einem Protokolleintrag verknüpfen
Im Bereich Dokumente können projektbezogene Dateien zentral gespeichert und organisiert werden. Dadurch stehen wichtige Unterlagen wie Pläne, Bescheide oder Protokolle allen Projektbeteiligten jederzeit an einem Ort zur Verfügung. Dokumente können in Ordnern strukturiert abgelegt, im Browser geöffnet und direkt im Projekt verwaltet werden. Zusätzlich können hochgeladene Dokumente direkt mit Protokolleinträgen verknüpft werden.
Öffne zunächst das gewünschte Protokoll.
Lasse anschließend die Spalte „Anhänge“ anzeigen.
Über die Spalte „Anhänge“ kannst du dann das zugehörige Dokument direkt dem jeweiligen Eintrag hinzufügen. Dadurch bleiben Zusammenhänge und Änderungen im Projekt noch besser nachvollziehbar.
Für die Analyse und inhaltliche Auswertung der Dokumente kannst du außerdem unseren KI-Agenten Albert verwenden. Albert kann Dokumente durchsuchen, analysieren und relevante Informationen daraus extrahieren.
E-Mails als Quelle für Protokolleinträge
In diesem Video erfährst du, wie du eine E-Mail Einträgen hinzufügst.
E-Mails können jetzt direkt mit Protokolleinträgen verknüpft werden. Albert nutzt sie als Quelle beim Extrahieren von Protokollpunkten, analysiert die Inhalte und erstellt automatisch die passenden Einträge in der gewünschten Besprechungsreihe. Die E-Mail wird dabei direkt im DMS gespeichert und im zugehörigen Eintrag in der Anhänge-Spalte hinterlegt.
Lade die gewünschte E-Mail herunter.
Füge die E-Mail anschließend in Albert hinzu.
Schreibe in Albert: „Erstelle mir zu dieser Mail bitte neue Protokolleinträge.“
Albert fragt dich anschließend, in welcher Besprechungsreihe die Einträge erstellt und ob sie einem bestehenden oder einem neuen Meeting zugeordnet werden sollen.
Wähle die gewünschte Besprechungsreihe und die passende Option aus.
Albert erstellt daraufhin automatisch alle Protokolleinträge in der ausgewählten Besprechungsreihe.
Vor dem finalen Anlegen können die erstellten Einträge noch angepasst werden.
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