Themen

Themen dienen als Struktur für Protokolleinträge.Themen dienen als Struktur für Protokolleinträge.

In den Themen-Einstellungen kannst du die Gliederung der Themen im Projektteam anpassen. Themen dienen als Struktur für Protokolleinträge. Die Themen können sowohl in den Einstellungen per Drag&Drop und auch direkt im Protokoll angepasst werden. Zudem kann auch über den Button mit den zwei Pfeilen ein Gliederungspunkt verschoben werden.

Möglichkeiten

• Themen umbenennen

  Bestehende Themen können direkt angepasst werden.

• Themen umsortieren

  Themen und Unterthemen lassen sich per Drag & Drop in eine andere Reihenfolge bringen.

• Unterthemen hinzufügen

  Über Unterthema hinzufügen kannst du neue Unterpunkte erstellen.

• Themen löschen

  Nicht mehr benötigte Themen können entfernt werden.

Alle Änderungen an der Gliederung werden automatisch gespeichert.

Protokoll-Spalten

In Alago können Sie das Protokoll mit eigenen, frei konfigurierbaren Spalten erweitern. So lassen sich projektspezifische Themen abbilden, die nicht durch die Standardfelder abgedeckt werden. Eigene Spalten gelten pro Projektteam bzw. Besprechungsserie und stehen anschließend in jedem Protokoll dieser Serie zur Verfügung.

Spalten zentral in den Einstellungen verwalten

1. Klicken Sie in der Besprechungsreihe auf Einstellungen.

2. Wählen Sie Protokoll-Spalten.

3. Klicken anschließend auf “+ Neue Spalte“

   

4. Wählen Sie Name und Typ für die Metadaten-Spalte.

   Spaltentypen:

   Beim Anlegen einer eigenen Spalte wählen Sie den passenden Typ:

   • Label – Auswahl aus vordefinierten Tags (z. B. Priorität: niedrig / mittel / hoch).

   • Text – freitextbasierte Zelle für individuelle Anmerkungen, Nummern oder kurze Hinweise.

Aufgaben

In den Aufgaben-Einstellungen kannst du festlegen, wie Aufgaben aus Protokolleinträgen in das Aufgabenmanagement übernommen werden.

Einstellungen

• Protokolleintrag übernehmen

  Du kannst bestimmen, ob der Inhalt eines Protokolleintrags als Titel oder als Beschreibung der Aufgabe übernommen wird.

• Oberthema einfügen

  Das Oberthema des Protokolleintrags kann optional in den Titel, in die Beschreibung oder gar nicht übernommen werden.

• Unterthema einfügen

  Auch das Unterthema kann wahlweise in den Titel, in die Beschreibung oder nicht in die Aufgabe übernommen werden.

Bereiche-Einstellungen

In den Bereich-Einstellungen kannst du festlegen, ob Bereiche im Projektteam verwendet werden sollen und neue Bereiche anlegen.

In den Bereich-Einstellungen kannst du festlegen, ob Bereiche im Projektteam verwendet werden sollen und neue Bereiche anlegen.

Funktionen

• Bereiche aktivieren

  Über den Schalter Bereiche aktivieren kannst du die Nutzung von Bereichen im Projektteam ein- oder ausschalten.

• Bereich erstellen

  Über Neuer Bereich kannst du einen neuen Bereich anlegen und ihm einen Namen sowie optional eine Beschreibung geben.

• Bereiche verwalten

  Bereits erstellte Bereiche werden in der Übersicht angezeigt und können dort bearbeitet oder gelöscht werden.

Bereiche können anschließend in Protokollen verwendet werden, um Einträge zusätzlich zu strukturieren. Dadurch lassen sich Inhalte nicht nur nach Themen und Unterthemen, sondern auch nach Bereichen gliedern, sodass diese als zusätzliche, dritte Gliederungsebene genutzt werden können.

KI-Protokollierungsart

Hier konfigurierst du, wie Albert Protokolle erstellt, Themen strukturiert und individuelle Anweisungen berücksichtigt.

Konfigurationen:

• Der Protokollierungsstil

  Der Protokollierungsstil bestimmt, welche Art von Inhalten im Protokoll priorisiert werden.

  • Entscheiden – Fokus auf Beschlüsse und Freigaben

  • Steuern – Fokus auf Handlungs- und Eskalationsthemen

  • Koordinieren – Fokus auf Arbeitsstände und Abstimmungen

  • Absichern – Fokus auf fachliche Klärungen und Risiken

• Themenstruktur

  Diese Einstellungen bestimmen, wie Albert Themen im Protokoll organisiert.

  • Eröffnung neuer Hauptthemen – Wie häufig neue Hauptthemen erstellt werden

  • Eröffnung neuer Unterthemen – Wie häufig Unterthemen angelegt werden

  • Bestehende Einträge fortführen – Bestehende Protokolleinträge weiterführen statt neue zu erstellen

• Eigene Anweisungen

  Unter Eigene Anweisungen konfigurieren kannst du individuelle Regeln für Albert festlegen.

  Die Anweisungen werden automatisch basierend auf dem gewählten Protokollierungsstil erstellt, können jedoch jederzeit manuell angepasst werden, um die Protokollierung genauer an den gewünschten Stil oder Projektanforderungen anzupassen.

  Über Auf Standard zurücksetzen kannst du die Anweisungen jederzeit wieder auf die automatisch generierten Standardwerte zurücksetzen.