In der Rechteverwaltung der Organisation legen Sie fest, welche Benutzer Zugriff auf die Organisation haben und welche grundlegenden Berechtigungen sie besitzen. Diese Rollen gelten übergreifend für alle Projekte innerhalb der Organisation. Zusätzlich können in der Organisationsverwaltung Zugriffsrechte für Projektteams vergeben werden.

Die Rollen in der Organisation

1. Organisations-Besitzer

Der Organisations-Besitzer hat die volle Kontrolle über die Organisation. Konkret darf er:

• Mitglieder einladen, deren Rolle ändern und sie aus der Organisation entfernen

• Neue Projekte erstellen und Projekte zuweisen

• Projekt-Besitzer einladen (das kann nur ein Organisations-Besitzer)

• Den Namen und die Einstellungen der Organisation anpassen

2. Mitglied

Mitglieder sehen ausschließlich die Projekte, denen sie zugewiesen wurden. Sie können:

• Auf ihre Projekte zugreifen und – je nach Projektrolle – Inhalte einsehen oder bearbeiten

Mitglieder können keine neuen Projekte erstellen und keine weiteren Personen in die Organisation einladen.

Nur Mitglieder können einem Projekt als Projekt-Besitzer zugewiesen werden.

3. Gast

Gäste sind alle Personen, die Zugriff auf einzelne Projektteams oder Protokollreihen haben, aber nicht offiziell Teil der Organisation sind – z. B. externe Planer, Subunternehmer oder Bauherren.

Gäste sehen ausschließlich die Inhalte, für die sie freigeschaltet wurden. Organisationseinstellungen bleiben für sie unsichtbar; sie sehen lediglich grundlegende Informationen wie den Namen der Organisation.

Gäste-Übersicht

Im Reiter Gäste sehen Sie alle Personen, die kein offizielles Mitglied der Organisation sind, aber auf einzelne Projektteams oder Protokollreihen Zugriff haben. Pro Gast wird transparent angezeigt:

• für welche Projektteams der Gast freigegeben ist,

• für welche Protokollreihen er Lese- oder Schreibrechte besitzt.

Auch im Gäste-Tab können Sie:

• offene Einladungen widerrufen,

• den Gast aus der Organisation entfernen (er verliert dadurch alle Zugriffe auf Inhalte der Organisation).

Neue Organisationsteilnehmer einladen

1. Öffnen Sie in den Einstellungen die Rechteverwaltung → Mitglieder.

2. Klicken sie auf “In die Organisation” einladen

3. Tragen Sie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein.

4. Wählen Sie die Rolle des neuen Teilnehmers aus: Organisations-Besitzer, Mitglied oder Gast.

5. Je nach gewählter Rolle erscheinen unterschiedliche Konfigurationsmöglichkeiten:

   • Organisations-Besitzer: Keine zusätzliche Konfiguration nötig. Die Person erhält automatisch vollen Zugriff auf die Organisation und alle Projekte.

   • Mitglied: Wählen Sie aus, welchen Projekten das neue Mitglied zugewiesen werden soll. Mitglieder werden in den ausgewählten Projekten automatisch zu Projekt-Besitzern. Die konkreten Bearbeitungs- und Leserechte für Projektteams, Protokollreihen und die Projektbeteiligten-Liste werden anschließend im jeweiligen Projekt vergeben – nicht hier.

   • Gast: Legen Sie fest, auf welche Projekte, Projektteams und Protokollreihen der Gast Zugriff erhalten soll. Auch hier lassen sich Lese- und Schreibrechte für jede einzelne Protokollreihe oder die Projektbeteiligten-Liste feingranular konfigurieren.

6. Versenden Sie die Einladung. Der Empfänger erhält automatisch eine E-Mail mit dem Einladungslink.

Rolle eines Mitglieds ändern oder entfernen

In der Rechteverwaltung können Sie für jedes Mitglied über das Kontextmenü:

• die Rolle wechseln (z. B. Mitglied ↔ Organisations-Besitzer),

• das Mitglied aus der Organisation entfernen,

• eine offene Einladung zurückziehen.

  

Wenn Sie ein Mitglied entfernen, verliert es den Zugriff auf alle Projekte der Organisation.

Was hier NICHT verwaltet wird

Die folgenden Rechte werden bewusst auf Projektebene vergeben und nicht in der Organisationsverwaltung:

• Lese- bzw. Schreibrechte für einzelne Protokollreihen

• Albert-Fähigkeiten, Chat-History und Integrationen – diese sind seit dem Update zentral in den Projekteinstellungen zusammengeführt.